Office Administrator - Executive Support & Guest Relations

Bergabunglah dengan sebuah organisasi dinamis di Bali sebagai Office Administrator, dimana keterampilan organisasi dan perilaku profesional Anda akan berperan penting dalam memastikan operasional yang lancar. Posisi ini ideal untuk individu yang peduli terhadap detail dan mampu beradaptasi dalam lingkungan yang cepat berubah.

Di Private Advertiser, Anda akan menjadi bagian dari tim yang mengelola berbagai aspek operasional kantor di Denpasar, Bali. Setiap hari Anda akan terlibat dalam berbagai tugas yang melibatkan dukungan administratif eksekutif dan hubungan dengan tamu. Anda akan bekerja dengan berbagai departemen untuk memastikan semua operasional berjalan dengan baik, dari mengelola jadwal eksekutif hingga menangani kebutuhan tamu yang datang ke kantor.

📋 Tanggung Jawab Pekerjaan

• Mengelola jadwal dan komunikasi dengan eksekutif perusahaan, termasuk mengatur pertemuan, mengirimkan undangan, dan mengatur agenda rapat.
• Memberikan dukungan administratif kepada eksekutif, termasuk mengelola dokumen, mengatur perjalanan, dan menangani komunikasi internal dan eksternal.
• Menangani komunikasi dengan tamu, termasuk mengatur kunjungan, memberikan informasi tentang fasilitas kantor, dan memastikan pengalaman tamu yang positif.
• Mengelola inventaris kantor, termasuk pengadaan, pemeliharaan, dan distribusi barang-barang kantor.
• Mengelola sistem pengarsipan dan dokumentasi perusahaan, memastikan semua dokumen tersimpan dengan baik dan mudah diakses.
• Memberikan dukungan pada acara-acara perusahaan, termasuk mengatur logistik, mengelola tamu, dan memastikan acara berjalan dengan lancar.
• Mengelola sistem keamanan kantor, termasuk mengatur akses fisik dan digital, dan memastikan protokol keamanan diikuti.
• Mengelola komunikasi dengan vendor dan layanan eksternal, termasuk mengatur kontrak, mengelola pembayaran, dan memastikan layanan berkualitas.

🎓 Kualifikasi & Syarat

• Pendidikan minimal SMA/SMK atau setara.
• Pengalaman minimal 2 tahun sebagai Office Administrator atau peran serupa.
• Kemampuan berbahasa Inggris yang baik, baik lisan maupun tulisan.
• Kemampuan mengelola berbagai tugas secara simultan dengan ketepatan tinggi.
• Kemampuan menggunakan perangkat lunak kantor seperti Microsoft Office (Word, Excel, Outlook), Google Suite, dan sistem pengarsipan dokumen.
• Pengalaman dalam mengelola inventaris dan sistem keamanan kantor.
• Kemampuan berkomunikasi dengan baik dan profesional, baik secara lisan maupun tertulis.
• Kemampuan bekerja dalam tim dan mampu beradaptasi dalam lingkungan yang cepat berubah.

🛠️ Keahlian

Lowongan Terkait